itacom Archiv

itacom Archiv legt eine Ordnerstruktur innerhalb ihres Tobit-David-Ordnerbaums an.

Im folgenden Beispiel wurde das angelegte Archiv mit  "Archiv" benannt.

 

 

Dies hat den Vorteil das die Volltextsuche des Tobit InfoCenters genutzt werden kann und jeder Benutzer immer den gleichen Archivbaum vor sich hat. Dies erleichtert das Arbeiten mit einem Archiv. Nachrichten können schnell gelesen und auch per Drag'n'Drop aus dem Archiv zurück in den "Live"-Betrieb geholt werden kann. Nachrichten die einmal archiviert wurden, bleiben im Archiv. Die Benutzer erhalten immer eine Kopie des Orginals.

Über den Menüpunkt "Start" können Sie die Archivierung starten. Ist unter Einstellungen der Grundabgleich aktiviert, so startet dieser sofort, mit den eingestellten Optionen. Ist kein Grundabgleich aktiviert, so ist die Live-Archivierung aktiv. Sobald eine neue Nachricht im Tobit-David eingeht bzw. versendet wird, startet die Bearbeitung der Nachricht unter Berücksichtigung der Filtereinstellungen.

 

Sie können jederzeit nach Betätigung der "Start" - Schaltfläche die Ausführung beenden. Klicken Sie dafür auf die "Stop"-Schaltfläche. Anschließend wird der aktive Task zu Ende abgearbeitet und die Ausführung danach beendet. Soll ein aktiver Task abgebrochen werden klicken Sie nach Betätigung der "Stop"-Schaltfläche auf die "Abbrechen" - Schaltfläche.

Über das Einstellungsfenster haben Sie die Möglichkeit das Produkt zu konfigurieren.

Die Filtermöglichkeiten sind im Menüpunkt "Filter" dieser Dokumentation beschrieben.

Um den Grundabgleich zu aktivieren, setzen Sie bitte den Haken bei "Grundabgleich ausführen".

Existiert bereits ein Archiv und Sie möchten dieses mit dem Grundabgleich überschreiben, dann aktivieren Sie bitte "Archivbaum neu aufbauen". Ist es nicht gewünscht, die "Ablage-Ordner" mit zu bearbeiten, so aktivieren Sie bitte "Ablage-Ordner" - Ordner ausschließen.

Soll nur ab einem, oder bis zu einem bestimmten Datum der Grundabgleich durchgeführt werden, so setzen Sie jeweils ein Datum bei der gewünschten Option.

 

Haben Sie aus einem Grund den Abgleich unterbrochen, erkennt itacom Archiv dies und Sie können über die Funktion "unvollständigen Grundabgleich weiter ausführen" der Abgleich ab dem letzten Archiv weiter ausführen. Bitte beachten Sie, das dass Archiv bei dem der Abgleich abgebrochen wurde, neu aufgebaut wird.

 

Möchten Sie nur für ein bestimmtes Archiv einen einzelnen Abgleich durchführen, so können Sie dies über die Funktion "Einzel-Archiv-Abgleich" aktivieren. Hierzu müssen Sie das entsprechende Archiv auswählen. Sollen die Unterordner mit abgeglichen werden so müssen Sie diese Funktion noch zusätzlich aktivieren.

Um im angelegten Archiv nach Nachrichten zu suchen, müssen Sie die "Globale Suche" im Tobit InfoCenter verwenden.

Diese finden Sie, wenn Sie per rechtsklick auf ein Archiv im Navigator klicken und die Option "Suchen" auswählen.

Geben Sie nun den gewünschten Suchtext ein und wählen ggf. die Option "Unterordner einbeziehen" aus.