itacom Archiv

letzte Aktualisierung: 01.06.2017
Programmanwendung
itacom Archiv legt eine Ordnerstruktur innerhalb ihres Tobit-David-Ordnerbaums an.
Im folgenden Beispiel wurde das angelegte Archiv mit  "Archiv" benannt.
 
 
1543.jpg - Archivbaum
Archivbaum
Dies hat den Vorteil das die Volltextsuche des Tobit InfoCenters genutzt werden kann und jeder Benutzer immer den gleichen Archivbaum vor sich hat. Dies erleichtert das Arbeiten mit einem Archiv. Nachrichten können schnell gelesen und auch per Drag'n'Drop aus dem Archiv zurück in den "Live"-Betrieb geholt werden kann. Nachrichten die einmal archiviert wurden, bleiben im Archiv. Die Benutzer erhalten immer eine Kopie des Orginals.
Hauptfenster
1728.jpg - Hauptfenster
Hauptfenster
Beschreibung
Über den Menüpunkt "Start" können Sie die Archivierung starten. Ist unter Einstellungen der Grundabgleich aktiviert, so startet dieser sofort, mit den eingestellten Optionen. Ist kein Grundabgleich aktiviert, so ist die Live-Archivierung aktiv. Sobald eine neue Nachricht im Tobit-David eingeht bzw. versendet wird, startet die Bearbeitung der Nachricht unter Berücksichtigung der Filtereinstellungen.
 
Sie können jederzeit nach Betätigung der "Start" - Schaltfläche die Ausführung beenden. Klicken Sie dafür auf die "Stop"-Schaltfläche. Anschließend wird der aktive Task zu Ende abgearbeitet und die Ausführung danach beendet. Soll ein aktiver Task abgebrochen werden klicken Sie nach Betätigung der "Stop"-Schaltfläche auf die "Abbrechen" - Schaltfläche.
Menüpunkte des Hauptfensters
  • Programm
    • Einstellungen
    • Funktionen
      • Archiv-Analyse des Tobit-David Live Archivsystems
      • NTFS-Ordner-Link setzen
      • Automount Virtual Hard Disk
      • Säuberung der Datenbank und des Live-Archivsystems
    • Schließen
  • Start / Stop / Abbrechen
  • Hilfe
    • Onlinehilfe
    • Info
    • Fernwartung
    • Lizenzierung
Einstellungen
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Beschreibung
Über das Einstellungsfenster haben Sie die Möglichkeit das Produkt zu konfigurieren.
  • Über den Punkt "Tobit-Verbindung" müssen die Verbindungsdaten für die Tobit-David-Verbindung angegeben werden.
  • Im Punkt "Dateisystem" muss der UNC-Pfad zum Ablagearchiv angegeben werden.
  • Unterhalb von "Nachrichtentypen" können Sie einstellen, welche Nachrichten archiviert werden sollen und ob ausgehende oder / und eingehende Nachrichten archiviert werden sollen.
  • Die Ausführungzeit des Programms können Sie im Punkt "Zeitplan" setzen.
  • Der Punkt "Protokollierung" dient zur Einstellung der Log-Funktion.
  • Die Einstellungen für den "itacom Archiv RightsManager" können Sie über den Punkt "Rechteverwaltung" setzen
Menüpunkte des Einstellungsfensters
Filter
Die Filtermöglichkeiten sind im Menüpunkt "Filter" dieser Dokumentation beschrieben.
Benachrichtigung
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Wünschen Sie eine Status-Benachrichtigung von itacom Archiv, dann setzen Sie folgende Einstellungen:
  • Empfänger und ggf. CC-Empfänger für die E-Mailbenachrichtigung. Über die Schaltfläche "Testnachricht senden" kann die Konfiguration überprüft werden.
  • Um die Benachrichtigung für den freien Speicherplatz einzuschalten, aktivieren Sie bitte die Checkbox "Überwachung aktivieren". Anschließend wählen Sie bitte das Volume aus, welches überwacht werden soll und geben die Benachrichtigungsgrenze im Punkt "min. freier Speicherplatz" an. Über die Eingabe "Intervall (Minuten)" konfigurieren Sie, nach wieviel Minuten geprüft werden soll.
Über die Einstellungen unterhalb von E-Mail-Protokoll können Sie einstellen welche Protokolldateien der Status-E-Mail angehangen werden sollen.
Des Weiteren ist es möglich den Zeitpunkt der Status-Benachrichtigung festzulegen.
Grundabgleich
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Beschreibung
Um den Grundabgleich zu aktivieren, setzen Sie bitte den Haken bei "Grundabgleich ausführen".
Existiert bereits ein Archiv und Sie möchten dieses mit dem Grundabgleich überschreiben, dann aktivieren Sie bitte "Archivbaum neu aufbauen". Ist es nicht gewünscht, die "Ablage-Ordner" mit zu bearbeiten, so aktivieren Sie bitte "Ablage-Ordner" - Ordner ausschließen.
Soll nur ab einem, oder bis zu einem bestimmten Datum der Grundabgleich durchgeführt werden, so setzen Sie jeweils ein Datum bei der gewünschten Option.
 
Haben Sie aus einem Grund den Abgleich unterbrochen, erkennt itacom Archiv dies und Sie können über die Funktion "unvollständigen Grundabgleich weiter ausführen" der Abgleich ab dem letzten Archiv weiter ausführen. Bitte beachten Sie, das dass Archiv bei dem der Abgleich abgebrochen wurde, neu aufgebaut wird.
 
Möchten Sie nur für ein bestimmtes Archiv einen einzelnen Abgleich durchführen, so können Sie dies über die Funktion "Einzel-Archiv-Abgleich" aktivieren. Hierzu müssen Sie das entsprechende Archiv auswählen. Sollen die Unterordner mit abgeglichen werden so müssen Sie diese Funktion noch zusätzlich aktivieren.
Arbeiten im Tobit David InfoCenter
Finden von Nachrichten
Um im angelegten Archiv nach Nachrichten zu suchen, müssen Sie die "Globale Suche" im Tobit InfoCenter verwenden.
Diese finden Sie, wenn Sie per rechtsklick auf ein Archiv im Navigator klicken und die Option "Suchen" auswählen.
Geben Sie nun den gewünschten Suchtext ein und wählen ggf. die Option "Unterordner einbeziehen" aus.
1493.jpg - Rechtsklickmenü
Rechtsklickmenü "Suche"
1494.jpg - Suchendialog
Suchendialog